ইমেইল পাঠানো, রিসিভ করা, রিপ্লাই দেয়া বিস্তারিত

ইমেইল পাঠানো আধুনিক এ যুগে সব থেকে দ্রুত তথ্য আদান-প্রদানের অন্যতম মাধ্যম। আপনি হয়তো ইমেইল এর নাম শুনেছেন কিন্তু সঠিকভাবে ইমেইল পাঠানোর বিষয়ে সন্দিহান রয়েছেন। এই পোষ্টে আমরা শিখব ইমেইল কি? কিভাবে ইমেইল লিখতে হয়? কিভাবে ইমেইল এর রিপ্লে দিতে হয় ইত্যাদি সম্পর্কে বিস্তারিত।

What is Email? ই-মেইল কি?

ইমেইল (Email) হচ্ছে Electronic Mail এর সংক্ষিপ্ত রূপ। ইমেইল আধুনিক যোগাযোগের ক্ষেত্রে একটি বিশেষ মাধ্যম। এটি একটি ডিজিটাল চিঠিপত্র চিঠি-পত্র আদান-প্রদান ব্যবস্থা হিসাবে কাজ করে থাকে। এটি দিয়ে ইন্টারনেটের মাধ্যমে কোনও টেক্সট, ইমেজ ফাইল, ভিডিওচিত্র এবং এ ধরণের বিভিন্ন তথ্য সহজেই বিনিময় করা হয়ে থাকে।

ই-মেইল দক্ষ এবং ব্যাপকভাবে সর্বজনগৃহীত পদ্ধতি হিসেবে বিশাল অংশ জুড়ে একে অপরের সাথে তাৎক্ষণিক যোগাযোগ সুবিধা তথা দ্রুত তথ্য আদান-প্রদান সুবিধার জন্য বেশ জনপ্রিয়।

Email এর বহুমুখী মাধ্যম ব্যক্তিগত হতে পেশাদার উভয় ধরণের যোগাযোগকে সমর্থন করে থাকে। যা একজন ব্যক্তির বন্ধু, পরিবার, সহকর্মী, ক্লায়েন্ট অথবা কোনও সংস্থার সাথে যোগাযোগ বজায় রাখতে অত্যন্ত কার্যকর ভূমিকা পালন করে থাকে।

অনলাইনে জাতীয় পরিচয়পত্র সংশোধন করার উপায় সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে এখানে ক্লিক করুন।

ইমেইল অ্যাকাউন্ট কি?

ইমেল অ্যাকাউন্ট হচ্ছে ইলেকট্রনিক মেইলের ক্ষেত্রে একজন ব্যক্তির একটি ইউনিক ডিজিটাল পরিচয়। যা ইমেইল যোগাযোগ অ্যাক্সেস এবং পরিচালনার একটি মাধ্যম হিসাবে কাজ করে থাকে। বিনামূল্যের একটি ইমেইল অ্যাকাউন্ট তৈরি করার সময় (গুগল অথবা ইয়াহু) আপনার পছন্দ অনুযায়ী একটি  নাম নির্বাচন (যা ইতিপূর্বে কেউ ব্যবহার করেনি) করে নিতে পারেন এবং যার শেষের দিকে ডোমেনের অংশ যুক্ত করে যেমন “(আপনার পছন্দের নাম)@gmail.com” বা “(আপনার পছন্দের নাম@yahoo.com” একটি ইমেইল অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে পারেন।

অথবা আপনি ইচ্ছে করলে আপনার নিজস্ব ডোমেন নিয়ে সেখানেও আপনি নিজ নামে ইমেইল অ্যাকাউন্ট তৈরী করে নিতে পারেন।

এই ইমেইল অ্যাড্রেস আপনার ভার্চুয়াল মেইলবক্স -এ পরিণত হয়ে সেখানে আপনার নিকট পাঠানো ইমেইল বা বার্তাগুলি গৃহীত হবে এবং আপনার পাঠানো বার্তাগুলিও সেখানে থাকবে। ইমেইল অ্যাকাউন্ট তৈরী করার সময় একটি পাসওয়ার্ড সেট করার মাধ্যমে এর নিরাপত্তা নিশ্চিত করা হয় যে, সেখানে গৃহীত ও প্রেরিত বার্তাগুলি অন্য কেউ দেখতে পারবে না।

ইমেইল অ্যাকাউন্টগুলি ওয়েব-ভিত্তিক ইন্টারফেস, ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন অথবা মোবাইল ডিভাইসসহ বিভিন্ন প্ল্যাটফরমের মাধ্যমে ইন্টারনেট এর সাহায্যে যখন-তখন, যে-কোনও স্থান হতে সহজেই অ্যাকসেস করতে পারবেন।

ইমেইল এড্রেস মানে কি?

আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্টই হচ্ছে আপনার ইমেইল এড্রেস বা ইমেইল ঠিকানা। একটি ইমেইল এড্রেস মূলত দুটি প্রধান অংশ নিয়ে গঠিত। প্রথমটি হচ্ছে ব্যবহারকারীর নাম এবং দ্বিতীয়টি হচ্ছে ডোমেন নাম। ব্যবহারকারীর নাম হচ্ছে ব্যক্তিগত বা নির্বাচিত নাম যা “@” চিহ্নের আগে থাকে। উদাহরণস্বরূপ “johnsmith@gmail.com” এখানে “johnsmith” হচ্ছে ব্যবহারকারীর নাম এবং “gmail.com” হল ডোমেইন নাম।

অর্থাৎ “johnsmith@gmail.com” হচ্ছে John Smith নামক কোনও এক ব্যক্তির ইমেইল এড্রেস, যিনি গুগলের ইমেইল সুবিধা ব্যবহারকারী।

কিভাবে ইমেইল পাঠানো বা লিখতে হয়?

ইমেইল পাঠানো বা লেখার জন্য আপনাকে কয়েকটি ধাপ অনুসরণ করতে হবে। যা নিম্নে বিস্তারিত আকারে আলোচনা করা হলো।

লগইন করা

ইমেইল পাঠানোর জন্য প্রথমে আপনাকে আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্ট-এ লগইন তথা প্রবেশ করতে হবে। এ জন্য যে কোনও একটি ব্রাউজার ওপেন করে নিন এবং এর অ্যাড্রেসবারে টাইপ করুন “mail.google.com” এবং কিবোর্ড হতে এন্টার কি প্রেস করুন। নিম্নের চিত্রের মতো ইন্টারফেস দেখতে পাবেন। সেখানে Email or phone এর ঘরে আপনার ইমেইল আইডি টাইপ করে নিন। জিমেইল এর ক্ষেত্রে “@gmail.com” এই টুকু না টাইপ করলেও হবে। এবারে “Next” বাটনে ক্লিক করুন।

এবারে নিম্নের চিত্রের মতো একটি ইন্টারফেস দেখতে পাবেন। সেখানে আপনার ইমেইল পাসওয়ার্ডটি দিয়ে নিন। এরপর “Next” বাটনে ক্লিক করুন।

নিম্নের চিত্রের মতো জিমেইল ড্যাশবোর্ড দেখতে পাবেন।

মূলত এটিই হচ্ছে আপনার জিমেইল-এ লগইন করা বা জিমেইল এ প্রবেশ করা।

ইমেইল তৈরী করা

একটি নতুন ইমেইল তৈরী করার জন্য ইমেইল এর ড্যাশবোর্ডে প্রবেশের পর এর বাম দিকে “Compose” বাটনে ক্লিক করুন। এবারে উইন্ডো এর মধ্যেই নিম্নের চিত্রের মতো একটি আলাদা উইন্ডো দেখতে পাবেন। একটি ইমেইল পাঠানোর জন্য এই উইন্ডোটিতে থাকা বিভিন্ন অপশনসমূহ ব্যবহার করে আমরা একটি ইমেইল তৈরী করে নেবো। অপশনসমূহের বিস্তারিত নিম্নে পর্যায়ক্রমে আলোচনা করা হলো।

To বা প্রতি অথবা প্রাপক:

আপনি যে ব্যক্তিকে আপনার ইমেইলটি পাঠাবেন তার ইমেইল আইডি বা ইমেইল ঠিকানা এখানে টাইপ করে দিতে হবে।

এখানে ইমেইল অ্যড্রেস টাইপ করে দেবার সময় নিম্নের বিষয়গুলি লক্ষ্যকরুন।

মনে রাখবেনে ইমেইল অ্যাড্রেসে কখনও স্পেস অর্থাৎ ফাঁকা ব্যবহৃত হয় না; ইমেইল অ্যাড্রেস কখনও ক্যাপিটাল লেটার অর্থাৎ বড় হাতে অক্ষরে হয় না; ইমেইল অ্যাড্রেস এ অবশ্যই “@” চিহ্নটি থাকতে হবে।

আপনি যদি একাধিক ব্যক্তিকে একই ইমেইল পাঠাতে চান তবে একটি ইমেইল অ্যাড্রেস টাইপ করার পর কমা (,) ব্যবহার করে করে অপর ইমেইল অ্যাড্রেসগুলি টাইপ করে নিন। এক্ষেত্রে সকলেই একে অপরের ইমেইল ঠিকানা দেখতে পারবে।

কোনও ইমেইল একজন ব্যক্তিকে পাঠানোর সময় আপনি যদি মনে করেন যে, এই ইমেইলটি সম্পর্কে আরও কয়েকজন ব্যক্তিকে জানানো প্রয়োজন তবে আপনি সেই ব্যক্তিদের ইমেইল অ্যাড্রেস “Cc” হিসেবে রাখতে পারেন। এতে করে সকলেই একে অপরের ইমেইল অ্যাড্রেসগুলি দেখতে পারবে এবং জানতে পারবে যে আপনি এই ইমেইলটি কার কার নিকট পাঠিয়েছেন। এই সুবিধা পেতে ডান দিক হতে Cc লেখাটির উপর ক্লিক করলে দেখতে পাবেন নিচের দিকে ইমেইল অ্যাড্রেস দেবার অপশন দৃশ্যমান হবে।
এক্ষেত্রে সমস্যা হলো, কেউ যদি আপনার এই ইমেইল এর রিপ্লে বা প্রতি উত্তর দেয় তবে তা সকলেই দেখতে পাবেন।

এমনও হতে পারে যে, আপনি একটি ইমেইল একাধিক জনের নিকট পাঠাতে চাইছেন কিন্তু চাইছেন কেউ যেন জানতে না পারে যে, কাকে কাকে ইমেইলটি পাঠানো হয়েছে, তবে আপনি “Bcc” সুবিধা ব্যবহার করতে পারেন। এর সুবিধা হচ্ছে সকলের ইমেইল অ্যাড্রেসই গোপন রেখে সবাইকে এক সাথে একটি মেইল পাঠানো যায়। এতে কারও ইমেইল অ্যাড্রেস অন্যদের কাছে প্রকাশিত হয় না। এই সুবিধা পেতে ডান দিক হতে Bcc লেখাটির উপর ক্লিক করুন। নিচের দিকে ইমেইল অ্যাড্রেস দেবার অপশন দৃশ্যমান হবে।

Subject বা বিষয়:

একটি ইমেইল এর সাবজেক্ট বা বিষয় অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। যা পরিস্কার ও সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত। যা দেখে এর প্রাপক একবারেই এর বিষয়বস্তু সম্পর্কে বুঝতে পারেন। বিষয় এক লাইনের হলে ভালো হয়। কি উদ্দেশ্যে ইমেইল করছেন, তা স্পষ্ট বোঝা যায় এমনভাবে লিখতে চেষ্টা করুন। অসম্পুর্ণ হলেও যতটা সম্ভব কম শব্দে লিখুন।

Description বা বিস্তারিত:

Subject এর নিচের দিকে পাবেন ইমেইল এর বিস্তারিত লেখার স্থান। প্রথমে শুভেচ্ছামূলক কয়েকটি শব্দ দিয়ে শুরু করুন। এরপর নিচের দিকে আপনার ইমেইল এর বিষয় অনুযায়ী এখানে অল্পকিছু বাক্যে বিস্তারিত লিখে নিন। মনে রাখবেন খুব বেশী কিছু না লিখে সহজ ভাবে পরিস্কার ভাষায় আপনার ইমেইল এর বিস্তারিত লিখে নিন।

শেষের দিকে সৌজন্যমূলক সমাপ্তি শব্দ যুক্ত করুন, যেমন “ধন্যবাদ,” “শুভেচ্ছা,” বা “বিনীত” এর পরে আপনার নাম এবং অন্য যেকোনও প্রাসঙ্গিক যোগাযোগের তথ্য যুক্ত করতে পারেন।

Attachments বা সংযুক্তি:

ইমেইল পাঠানোর সময় কোনও ফাইল বা ছবি বা অন্য কিছু যুক্ত করার জন্য রয়েছে এ অপশন। নিম্নের চিত্রে দেখানো অপশনে ক্লিক করে আপনি সহজেই যে কোনও ফাইল যুক্ত করে নিতে পারেন।

“Attach files” অপশনে ক্লিক করলে নিম্নের চিত্রের মতো File Upload ডায়লগ বক্স ওপেন হবে। সেখানে বামদিকে আপনার কম্পিউটারে বিভিন্ন ড্রাইভ হতে আপনার কাঙ্খিত ফাইলটি সিলেক্ট করে নিয়ে নিচের দিকে “Open” বাটনে ক্লিক করুন।

কিছুক্ষণের মধ্যেই দেখতে পাবেন নিম্নের চিত্রের মতো ফাইলটি আপনার ইমেইল এর সাথে সংযুক্ত হয়ে যাবে।

সব কিছু আরও একবার দেখে নিন। নিশ্চিত হয়ে থাকলে নিচের দিকে “Send” বাটনে ক্লিক করলে ইমেইলটি আপনার দেয়া প্রেরকের ইমেইলে পৌছে যাবে।

কিভাবে ইমেইল চেক করবেন?

উপরে দেখানো নিয়ম অনুযায়ী আপনি আপনার ইমেইল এর ড্যাশবোর্ডে প্রবেশ করলে আপনার ইমেইল এর বিস্তারিত দেখতে পাবেন।

নিম্নে নমুনা চিত্রে দেখতে পাচ্ছেন “Inbox” “3” দেখানো হচ্ছে এবং ডান দিকে চিহ্নিত লাল বর্ডার দেয়া অংশে দেখতে পাচ্ছেন তিনটি ইমেইল এসেছে যা এখনও খুলে দেখা হয়নি। ইমেইলগুলির প্রথমের দিকে দেখতেপাবেন কোথা থেকে অর্থাৎ কার নিকট হতে ইমেইলগুলি এসেছে, তার পাশেই পাবেন ইমেইল এর বিষয়বস্তু।

এখানে উপরের দিকে দেখতে পাবেন একটি ইমেইল রয়েছে যা খুলে দেখা হয়েছে। অর্থাৎ খুলে দেখা ইমেইলগুলির চাইতে যে ইমেইলগুলি খোলা হয়নি তা একটু মোটা অক্ষরের দেখতে পাবেন। সেই সাথে কোন ইমেইল কত তারিখে আপনাকে পাঠানো হয়েছে তা একের বারে শেষের দিকে দেখে নিশ্চিত হতে পারবেন যে, আপনার নতুন কোনও ইমেইল এসেছে কিনা। এভাবেই আপনি ইমেইল চেক করে নিতে পারেন।

একইভাবে আপনার পাঠানো ইমেইলগুলি দেখতে বাম দিক হতে “Sent” অপশনে ক্লিক করুন। এখানে দেখতে পাবেন কোন কোন প্রাপককে, কোন সাবজেক্ট এর ভিত্তিতে, কত তারিখে আপনি ইমেইলগুলি পাঠিয়েছেন এর বিস্তারিত।

ইমেইল এর রিপ্লাই দেয়া

প্রাপ্ত ইমেইল এর কোনটির রিপ্লাই দিতে সেই ইমেইলটির উপর ক্লিক করে তা খুলে নিন। এবারে নিম্নের চিত্রের মতো শেষের দিকে দেখতে পাবেন “Reply” নামক একটি অপশন রয়েছে। সেখানে ক্লিক করুন।

এবারে নিম্নের চিত্রের মতো একটি পপআপ ডায়লগ বক্স আসবে। সেখানে আপনি প্রাপ্ত ইমেইল এর উপরে আপনার কাঙ্খিত বক্তব্য লিখে নিন। প্রয়োজনে এখানেও কোনও ফাইল, ইমেজ বা ডকুমেন্ট Attach করে নিতে পারেন।

সব শেষে “Send” বাটনে ক্লিক করে ইমেইল এর রিপ্লে পাঠিয়ে দিন।

কিভাবে ইমেইল Forward করবেন?

আপনার প্রাপ্ত কোনও ইমেইলটি যদি আপনি অন্য কারও নিকট পাঠাতে চান তবে উক্ত ইমেইলটি ওপেন করলে শেষের দিকে দেখতে পাবেন “Forward” নামক একটি বাটন রয়েছে। এখানে ক্লিক করলে নিম্নের চিত্রের মতো একটি ইমেইল পাঠানোর অপশন চালু হবে।

সেখানে আপনি যার নিকট ইমেইলটি ফরওয়ার্ড করবেন তার ইমেইল আইডি “To” এর বক্সে লিখে নিন। একইভাবে যদি অতিরিক্ত কোনও ফাইল বা ছবি বা ডকুমেন্ট যুক্ত করে নিতে চান তবে তা সংযুক্ত করে নিতে পারেন। সব শেষে “Send” বাটনে ক্লিক করলে ইমেইলটি ফরওয়ার্ড হয়ে যাবে।

আশা করছি এখন থেকে আপনি ইমেইল পাঠানো, রিপ্লাই দেয়া, ইমেইল চেক করা ইত্যাদি সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে জানতে পেরেছেন।